Belegeingang für Kanzlei und Mandanten vereinfachen

Belegeingang für Kanzlei und Mandanten vereinfachen

Die Anforderungen an den Belegeingang in der Kanzlei sind vielfältig. Papier, E-Mail, CSV-Dateien und PDF der Mandanten wollen zuverlässig verarbeitet werden. Viele Übermittlungswege müssen überwacht, diverse Datenformate beherrscht werden. Für die Mandanten ist die freie Auswahl der Belegübermittlung ein Segen, für die Kanzleien meist nicht. Aber das muss nicht so sein: Der Scan-Automaten bündelt den Belegeingang von Papier- und elektronischen Rechnungen. Rechnungen auf Papier können über den Web-Scanner von Mandant oder Kanzlei eingescannt werden. Oder der Mandant macht mit der Mobile-App der Kanzlei einen Scan mit seinem Handy. Auch erhält jeder Mandant eine E-Mail Adresse für den Rechungseingang. Der Lieferant versendet die Rechnung dann direkt an diese E-Mail. Auch kann der Mandant oder die Kanzlei die Rechnung hochladen.

Web-Scanner

Noch steht in vielen Fällen am Anfang das Papier. Mit einem Web-Scanner lassen sich Papierbelege mit geringem Aufwand digitalisieren und übertragen. Ein „Web-Scanner“ ist eine Software, die über den Browser aufgerufen wird und sich mit einem lokalen Scanner verbindet. Die Voraussetzung für die Nutzung des Web-Scanners ist ein Browser und eine Internetverbindung. Der Web-Scanner funktioniert mit jedem Betriebssystem. Die Lieferantenrechnungen werden eingelegt, die Belegart für Eingangsrechnungen ausgewählt und los geht’s. Für dem Web-Scanner ist keine Software zu installieren. Auch die vorhandene Hardware wird einfach verbunden. Die optimalen Scanner-Einstellungen sind voreingestellt. Sie haben den Prozess der digitalen Verarbeitung von Anfang an im Griff.

Web-Upload

Belege die sie originär auf PDF erhalten, werden über den Browser einfach hochgeladen. Für die Lieferantenrechnung wird die Belegart Eingangsrechnungen ausgewählt und schon beginnt der Upload. Für dem Web-Upload ist keine Software zu installieren. Die optimalen Einstellungen für das Speichern der Dokumenten sind voreingestellt.

E-Mail

Die Belege werden von Lieferanten als PDF Anhang per E-Mail versendet. Der Lieferanten sendet die Rechnungen an rechnung@mein-unternehmen.de. Die E-Mail ist der Belegart Eingangsrechnung zugeordnet. Mit den anderen eingegangenen Rechnungen wird die E-Mail-Rechnung verarbeitet. Keine Rechnung muss mehr gesucht werden. Für die Einrichtung der E-Mail entstehen keine Kosten. Die E-Mail kann auch für alle anderen Belegarten eingerichtet werden. Sie haben den digitalen Rechnungseingang von Anfang an im Griff.

Im Archiv gespeicherte Dokumente können jederzeit gesucht werden. Geben Sie einen Suchbegriff ein oder grenzen Sie die Suche über Filter ein. Der Scan-Automat bündelt den gesamten Belegeingang und über Schnitstellen werden die Daten in BMD, DATEV, RZL Software … übertragen.

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