Die Anforderungen an den Belegeingang einer Kanzlei sind gestiegen. Papier und Daten wollen zuverlässig verarbeitet werden. Viele Kanzleien sind von der Vielzahl der Möglichkeiten überfordert.
Für die Mandanten ist die freie Auswahl bei der Belegübermittlung ein Segen, für die Kanzleien kann sie ein Fluch sein: Viele Übermittlungswegen müssen überwacht und gepflegt, diverse Datenformate müssen beherrscht werden.
Web-Scanner, Sharepoints, Portale, Mobile-Apps. Welche Technologie ist für mich als Kanzlei die richtige?
Web-Scanner
Noch steht in vielen Fällen am Anfang der Belegkette das Papier. Mit einem Scanner lassen sich Papierbelege digitalisieren. Das erfordert neben den eigentlichen Handgriffen auch noch etwas Dateimanagement, aber mit einem Web-Scanner lässt sich das etwas eleganter lösen:
Ein „Web-Scanner“ ist eine Software, die einen vorhandenen Scanner direkt anspricht und die Belege in einem Zug in die digitale Buchhaltung überführt – ohne dass Sie die erzeugten Dateien eigenhändig bewegen müssen. Mit dem im Kanzlei-Portal inbegriffenen Web-Scanner brauchen Sie also kein weiteres Gerät, sondern können vorhandene Hardware nutzen und sparen sich Handgriffe. Falsche Scanner Einstellungen führen außerdem zu schlechten Ergebnissen in der Digitalisierung. Mit dem Web-Scanner sind optimale Scanner-Einstellungen voreingestellt und Sie haben den Prozess der digitalen Verarbeitung von Anfang an im Griff. Lesen Sie mehr zu Automatisierter Belegverarbeitung mit künstlicher Intelligenz (kI).
Sharepoints
Online-Dateiablagen wie dropbox.com oder box.com sind weltweit erreichbar und bei Millionen Nutzern beliebt. Doch auch hier müssen die Dateien manuell abgelegt werden. Für das Übertragen in die Buchhaltung wiederum nutzt das Kanzlei-Portal das so genannte Filecrawling. Der Wermutstropfen dabei: Die Nutzer müssen diesen Prozess selbst dokumentieren, warten, gegebenenfalls zertifizieren und die Nutzungsbedingungen der oft außereuropäischen Anbieter akzeptieren.
Einfach und empfehlenswert ist hingegen das Einrichten von E-Mailadressen wie rechnungen@meinegmbh.com für den Belegeingang. Der Mandant und seine Lieferanten schicken alle Belege als Anhang dorthin. Das Kanzlei-Portal kann mit diesem Maileingang verknüpft werden, die Übertragung der Anhänge in die Buchhaltung geschieht dann automatisch.
Portale
Viele Lieferanten und Dienstleister bieten ihren Kunden Portale an, auf denen digitale Rechnungen heruntergeladen werden können. Mit Diensten wie getmyinvoices.com oder invoicefetcher.de kann die Abholung und Weiterleitung dieser Dokumente in die Buchhaltung automatisiert werden – für alle Portale, die ein Mandant nutzt.
Bank verknüpfen
Die nun umgesetzte Bankenrichtline European Directive (EU) 2015/2366 ermöglicht das einfache Verknüpfen Ihrer Mandanten-Bank ohne zusätzliche Kosten. Dadurch steigern Kanzleien die Automatisierung in der Verarbeitung von Bilanzierern und Einnahmen-Überschuss Rechner und stellen Mandanten neue, intuitive Reports zur Verfügung.
Web-Upload
Nicht zuletzt bietet eine Web-Upload Möglichkeit, die Kanzleien einfach in ihre bestehende Website integrieren können.
Mit dem Kanzlei-Portal sind Sie beim Thema Belegempfang gut aufgestellt und bestens gerüstet für eine automatisierte Weiterverarbeitung: Über Workflows rund um den Belegeingang, künstliche Intelligenz zum Auslesen von Rechnungsmerkmalen und anschließende Services wie ein online zugängliches Belegarchiv informieren Sie weitere Beiträge in diesem Blog.
