Die Steuerberatungsbranche wurde von einer Welle der Digitalisierung erfasst. Neue Technologien, Strategien, Abrechnungsmodelle und Arbeitsweisen schaffen zunehmend Effizienz und Wirtschaftlichkeit. Mit integrierten, durchgängig digitalen Prozessen erzielt die Kanzlei eine deutlich höhere Effizienz. Doch welche Möglichkeiten ergeben sich für eine „sanfte“ digitale Transformation der Steuerberatungskanzlei? Mit welchen Technologien und Prozessen wurde begonnen? Was kann die Kanzlei durch eine digitale Mandantenbuchhaltung erreichen?
Digitale Buchhaltung für Steuerberater
Für sehr viele Steuerberater ist die digitale Buchhaltung der Startpunkt, um die Prozesse in der Kanzlei zu digitalisieren. Denn in vielen Kanzleien bindet die manuelle Erfassung der Mandantenbelege wertvolle Arbeitszeiten von Mitarbeitern. Die Software zur vollständigen Erfassung der Belegmerkmale ist ausgereift und das automatisierte Kontieren über Algorithmen der künstlichen Intelligenz ist in vielen Kanzleien im Einsatz. Durch die digitale Buchhaltung werden die Arbeitszeiten reduziert und die Belege werden in Echtzeit verbucht. Das ermöglicht der Steuerberatungskanzlei die Arbeitszeiten der hochausgebildeten Fachkräfte für mandantenspezifische Fragestellungen einzusetzen oder sich auf den kommenden Fachkräftemangel bei Buchhaltern vorzubereiten. Die in der digitalen Buchhaltung eingesetzten Technologien und Prozesse, auch im Zusammenspiel mit Mitarbeiter und Mandant, sind tausendfach erprobt. Durch die Kombination von professionellem Scannen, einer ausgereiften OCR (optical character recognition) in Kombination mit der künstlicher Intelligenz zum Verbuchen der Belege, wird eine weitgehende Automatisierung der Buchhaltung erreicht. Dazu sind drei Schritte notwendig:
- Digitalisieren der Eingangs-, Ausgangsrechnungen und Barbelege
- Auslesen der relevanten Belegfelder
- Buchen der Belege mit künstlicher Intelligenz (Sachkontenzuordnung)
- Prüfen von Beleg und Buchungen
Die DATEV hat auf Ihrer Jahreskonferenz berichtet, dass der DATEV Buchhaltungsautomat in einer Machbarkeitsstudie über 90 Prozent korrekter Sachkontenzuordnung erzielt. Ziel ist es einen Buchhaltungsautomat zu entwickeln, der 80% der Buchungsvorfälle selbstständig abwickelt. In der DATEV „Session Tax Tech, KI“ wurde die Funktionsweise erklärt, welcher Datenbestand verwendet und welche Prüfungen automatisiert werden.
Seit 2016 ist mit dem Abacus-Intelligence Buchhaltungsassistenten eine Software verfügbar, die von Enteos eingesetzt wird. Die Software bestimmt die Rechnungsmerkmale vollständig und führt die Kontierung auf Positionsebene durch. Die Belegebilder und Buchungsdaten werden in die Kanzleisoftware importiert, so dass die daran folgenden Arbeitsabläufe in der Kanzlei unverändert durchgeführt werden können.
Enteos verarbeitet seit 2011 Belege für Kanzleien und hat mehr als 100 Projekte zur digitalen Transformation in Deutschland und Österreich durchgeführt. Die Ergebnisse der digitalisierten Kanzleien können sich sehen lassen: Wird der gesamte Belegfluss in der Kanzlei digitalisiert, dann werden die Kosten in der Buchhaltung um 20% – 30% reduziert – bei steigender Qualität.
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