Digitale Buchhaltung: Rechnungen Scannen
Die digitale Buchhaltung ist heute im Kanzleialltag beim Steuerberater und in anderen Unternehmen allgegenwärtig. Moderne Kanzleien erstellen die monatliche Buchhaltung digital und dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, so Steuerberater Klaus Dähnert von der Kanzlei dhs. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, im DATEV Blog. Der erste Schritt zur digitalen Belegverarbeitung ist das Scannen der Belege. In der Praxis stellt das Scannen der Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Barbelege viele Kanzleien vor erhebliche Herausforderungen.
Welche Fragen sind zu stellen?
Folgende Fragen müssen beantwortet werden: Wie stelle ich sicher, dass eine hohe, gleichbleibende Qualität bei gescannten Rechnung erzielt wird? Scannt der Mandant selbst, übernimmt das Scannen die Kanzlei oder Enteos? Wie werden die Mitarbeiter nachweislich qualifiziert? Welche rechtlichen Vorrausetzungen und Zertifizierungen erhöhen die Rechtssicherheit?
Wer scannt die Belege?
Ein großer Teil der Mandanten übergibt der Kanzlei nach wie vor die Papierbelege wie Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Barbelege im Pendelordner. Der andere Teil der Mandanten scannt die Rechnungen sorgfältig und regelmäßig ein. Unabhängig wer die Belege digitalisiert: Nur eine gute Qualität des Digitalisats führt zu einem guten Ergebnis bei der digitalen Verarbeitung der Rechnungen. So hat die Qualität einen direkten Einfluss auf die Ausleserate durch die Optical Character Recognition (OCR) und auf die folgende automatisierte Verarbeitung einschließlich der Kontierung durch künstliche Intelligenz. Außerdem ist ein dokumentierter Scanprozess Voraussetzung, um die rechtlichen Bestimmungen nachweislich einzuhalten. Daher ist es im Interesse von Kanzlei und Mandanten, unabhängig davon wer einscannt, den Prozess zu definieren und dokumentieren, sowie eine gleichbleibend hohe Qualität sicherzustellen.
Welche Mandanten sollen einscannen?
Mandanten, welche in der Lage sind sorgfältig und regelmäßig zu scannen, sollten für das „selbst Scannen“ ausgewählt werden. Wenn gescannte Belege unregelmäßig und in schlechter Qualität eingescannt werden, führt dies zu erheblichen Mehrkosten in der Buchhaltung. Unser Tipp aus der Praxis: Mandanten, die mit den digitalen Belegen eigene Prozesse, wie z.B. den Freigabeprozess, Zahlungsverkehr etc. steuern, haben ein starkes Interesse an einer guten Scan-Qualität der Rechnungen. Wenn der Mandant selbst keinen greifbaren Nutzen erkennt, doch grundsätzlich dieser Mandant als „selbst-Scanner“ von der Kanzlei eingeschätzt wird, dann kann ein bestehender Vertrag mit einem Leistungsversprechen ggf. aufgebrochen werden. Ob dies für die Kanzlei vorteilhaft ist, muss im Einzelfall entschieden werden.
Welcher Voraussetzung muss der Scanner erfüllen?
Die Auswahl des Scanners hängt vom maximalen täglichen Belegvolumen ab. Bei der Auswahl einer leistungsfähigen Hardware zum Scannen der Rechnungen unterstützen wir die Kanzlei oder den Mandanten. Für das Scannen von Rechnungen haben sich folgende Einstellungen und Anforderungen bewährt:
- Auflösung mind. SW 300dpi
- TWAIN Schnittstelle
- Geeignetes Bildkompressionsverfahren
- Einzug für gemischtes Beleggut
- Schräglagenkorrektur und Randentfernung
Beim Digitalisieren der Rechnungen muss für die Beleggutvorbereitung 2/3 der Zeit und für das Scannen 1/3 der Zeit einkalkuliert werden. Das bedeutet auch, dass ein Scanner der doppelt so viele Belege pro Minute scannt, die Dauer für den gesamten Vorgang nur um 1/6 reduziert. Das gilt nur unter der Voraussetzung, dass ein Mitarbeiter in der Kanzlei alle Tätigkeiten durchführt.
Welche rechtlichen Anforderungen sind zu berücksichtigen?
Da das Digitalisieren in einem Streitfall nicht unmittelbar nachgewiesen werden kann, kommt einem standardisierten Scanprozess in der Kanzlei oder beim Mandanten eine herausragende Bedeutung hinzu. Diesen Prozess nachzuweisen, ist durch eine Verfahrensdokumentation für das Ersetzende Scannen nach TR RESISCAN 03138 möglich, so die DATEV in Studienergebnisse zum Ersetzenden Scannen. Enteos hat die Scan-Prozesse bei Kanzleien und Mandanten standardisiert und diese wurden vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert. Der zertifizierte Scan-Prozess ist auch Bestandteil der mandantenspezifischen Verfahrensdokumentation zum „Ersetzenden Scannen“ sowie der Verfahrensdokumentation entsprechend der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in digitaler Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Wer scannt ein?
Enteos verarbeitet für +100 Steuerberatungskanzleien die Rechnungen ein. Ein qualifizierter Mitarbeiter scannt täglich die eingegangenen Rechnungen in der Kanzlei und beim Mandanten ein. Enteos hat die Scan-Prozesse standardisiert und diese wurden auch zertifiziert.
Wie erfolgt die Verarbeitung?
Die digitalisierten Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Barbelege der Mandanten werden automatisch verarbeitet und anschließend in die jeweilige Buchhaltungssoftware der Kanzlei importiert. Die Belegmerkmale wie Lieferant/Name, Lieferantenkonto, Rechnungsnummer, Datum, Buchungsschlüssel, Konto und Belegtext werden durch die Künstliche Intelligenz automatisch bestimmt. Hierfür setzt Enteos die selbst-lernende Software Finmatics ein. Dadurch entfällt das manuelle Erfassen der Belege und es bleibt mehr Zeit für die Klärung von steuerlichen Fragestellungen.