Digitale Buchhaltung: Rechnungen Scannen

Digitale Buchhaltung: Rechnungen Scannen

Digitale Buchhaltung für die Mandanten

Die digitale Buchhaltung ist heute im Kanzleialltag beim Steuerberater und in anderen Unternehmen allgegenwärtig. Moderne Kanzleien erstellen die monatliche Buchhaltung digital und dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, so Steuerberater Klaus Dähnert von der Kanzlei dhs. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, im DATEV Blog. Der erste Schritt zur digitalen Belegverarbeitung ist das Scannen der Belege. In der Praxis stellt das Scannen der Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Barbelege viele Kanzleien vor erhebliche Herausforderungen.

Folgende Fragen müssen beantwortet werden: Wie stelle ich sicher, dass eine hohe, gleichbleibende Qualität bei gescannten Rechnung erzielt wird? Scannt der Mandant selbst, übernimmt das Scannen die Kanzlei oder Enteos? Wie werden die Mitarbeiter nachweislich qualifiziert? Welche rechtlichen Vorrausetzungen und Zertifizierungen erhöhen die Rechtssicherheit?

Rechnungen Scannen: Kanzlei oder Mandant?

Ein großer Teil der Mandanten liefert nach wie vor die Papierbelege wie Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Barbelege im Pendelordner. Der andere Teil der Mandanten scannt die Rechnungen sorgfältig und regelmäßig ein. Unabhängig wer die Belege digitalisiert: Nur eine gute Qualität des Digitalisats führt zu einem guten Ergebnis bei der digitalen Verarbeitung der Rechnungen. So hat die Qualität einen direkten Einfluss auf die Ausleserate durch die Optical Character Recognition (OCR) und auf die folgende automatisierte Verarbeitung einschließlich der Kontierung durch künstliche Intelligenz. Außerdem ist ein dokumentierter Scanprozess Voraussetzung, um die rechtlichen Bestimmungen nachweislich einzuhalten. Daher ist es im Interesse von Kanzlei und Mandanten, unabhängig davon wer einscannt, den Prozess zu definieren und dokumentieren, sowie eine gleichbleibend hohe Qualität sicherzustellen.

 

Mandanten, welche in der Lage sind sorgfältig und regelmäßig zu scannen, sollten für das „selbst Scannen“ ausgewählt werden. Wenn gescannte Belege unregelmäßig und in schlechter Qualität eingescannt werden, führt dies zu erheblichen Mehrkosten in der Buchhaltung. Unser Tipp aus der Praxis: Mandanten, die mit den digitalen Belegen eigene Prozesse, wie z.B. den Freigabeprozess, Zahlungsverkehr etc. steuern, haben ein starkes Interesse an einer guten Scan-Qualität der Rechnungen. Wenn der Mandant selbst keinen greifbaren Nutzen erkennt, doch grundsätzlich dieser Mandant als „selbst-Scanner“ von der Kanzlei eingeschätzt wird, dann kann ein bestehender Vertrag mit einem Leistungsversprechen ggf. aufgebrochen werden. Ob dies für die Kanzlei vorteilhaft ist, muss im Einzelfall entschieden werden.

 

Rechnungen Scannen: Hardware?

Die Auswahl des Scanners hängt vom maximalen täglichen Belegvolumen ab. Bei der Auswahl einer leistungsfähigen Hardware zum Scannen der Rechnungen unterstützen wir die Kanzlei oder den Mandanten. Für das Scannen von Rechnungen haben sich folgende Einstellungen und Anforderungen bewährt:

  • Auflösung mind. SW 300dpi
  • TWAIN Schnittstelle
  • Geeignetes Bildkompressionsverfahren
  • Einzug für gemischtes Beleggut
  • Schräglagenkorrektur und Randentfernung

Beim Digitalisieren der Rechnungen muss für die Beleggutvorbereitung 2/3 der Zeit und für das Scannen 1/3 der Zeit einkalkuliert werden. Das bedeutet auch, dass ein Scanner der doppelt so viele Belege pro Minute scannt, die Dauer für den gesamten Vorgang nur um 1/6 reduziert. Das gilt nur unter der Voraussetzung, dass ein Mitarbeiter in der Kanzlei alle Tätigkeiten durchführt.

 

Rechnungen Scannen: Rechtliche Anforderungen

Da das Digitalisieren in einem Streitfall nicht unmittelbar nachgewiesen werden kann, kommt einem standardisierten Scanprozess in der Kanzlei oder beim Mandanten eine herausragende Bedeutung hinzu. Diesen Prozess nachzuweisen, ist durch eine Verfahrensdokumentation für das Ersetzende Scannen nach TR RESISCAN 03138 möglich, so die DATEV in Studienergebnisse zum Ersetzenden Scannen. Enteos hat die Scan-Prozesse bei Kanzleien und Mandanten standardisiert und diese wurden vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert. Der zertifizierte Scan-Prozess ist auch Bestandteil der mandantenspezifischen Verfahrensdokumentation zum „Ersetzenden Scannen“ sowie der Verfahrensdokumentation entsprechend der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in digitaler Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

 

Rechnungen Scannen: Mitarbeiter von Enteos

Enteos scannt für 100+ Steuerberatungskanzleien und mittelständische Unternehmen die Rechnungen ein. Die qualifizierten Mitarbeiter scannen täglich die eingegangenen Rechnungen in der Kanzlei oder beim Mandanten ein. Enteos hat die Scan-Prozesse standardisiert und diese wurden vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert. Die Prozesse in der Kanzlei oder beim Mandanten können durch einen vom BSI beauftragten Auditor zertifiziert werden.

Rechnungen Scannen: Mitarbeiter der Kanzlei / Mandanten

Das Scannen von Rechnungen kann durch einen Mitarbeiter der Kanzlei bzw. des Mandanten erfolgen. Enteos übernimmt die Auswahl und Schulung der Mitarbeiter, doch der Mitarbeiter ist entweder Angestellter der Kanzlei oder Enteos.

Die digitalisierten Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Barbelege der Mandanten werden anschließend automatisch verarbeitet und in die jeweilige Buchhaltungssoftware der Kanzlei importiert. Die Belegmerkmale wie Lieferant/Name, Lieferantenkonto, Rechnungsnummer, Datum, Buchungsschlüssel, Konto und Belegtext werden durch die Software automatisch bestimmt. Hierfür setzt Enteos die selbst-lernende Software Abacus Intelligence® ein. Dadurch entfällt das manuelle Erfassen der Belege und es bleibt mehr Zeit für die Klärung von steuerlichen Fragestellungen.

Rechnungen Scannen: Umstellung der Kanzlei

Damit die Kanzlei oder der Mandant die Umstellung effektiv durchführt, werden sie von erfahrenen Beratern von Enteos unterstützt. Basierend auf der Mandanten- und Mitarbeiteranalyse werden mit der Kanzlei die Prozessveränderungen besprochen und umgesetzt. Die eingescannten Rechnungen werden anschließend auf der Enteos Plattform verarbeitet und in das jeweilige Buchhaltungssystem der Kanzlei übertragen. Nutzen Sie dieses Potential für Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten, um die Buchhaltung digital zu erstellen. Dann ist auch jede Buchungszeile mit dem Belegbild verbunden und dies ermöglicht beim Jahresabschluss einen Überblick über den steuerlichen Sachverhalt.

Interessiert an rechtlich richtigem Scannen von Belegen und Rechnungen? Sprechen Sie noch heute mit einem Enteos Berater



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