Die Abläufe rund um Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen unterscheiden sich von Mandant zu Mandant. Als Kanzlei stehen Sie vor der Herausforderung wie sie Ihre Mandanten bei den innerbetrieblichen Freigabeprozessen optimal unterstützen können. Mit digitale Rechnungsfreigaben, auch genannt Eingangsrechnung Workflow, können Sie Ihre Mandanten effektiv unterstützen.
Welche Vorteile bietet der digitale Workflow für Eingangsrechnungen?
Immer mehr Mandanten stellen auf eine digitale Rechnungsprüfung um. Damit werden die Abläufe vereinheitlicht und Transparenz geschaffen. Ein Workflow für Eingangsrechnungen spart auch Kosten, denn auf einen Blick sehen Sie die Skonto-Fristen. Das wird auch zu besseren Lieferantenbeziehungen führen.
Die Kunst ist die Integration der Freigabeprozesse in die Buchhaltung Ihrer Kanzlei, welche z.B. in DATEV, HMD, Agenda, BMD oder RZL durchgeführt wird. Ohne Software-Unterstützung ist dies nur schwer möglich, denn die Abläufe rund um Prüfung und Freigabe von Rechnungen unterscheiden sich von Mandant zu Mandant.
Schwer nachvollziehbare Verantwortlichkeiten erschweren diesen Prozess zusätzlich. Nicht selten sind mehrere Mitarbeiter im Freigabeprozess beteiligt und es kommt zu Überschneidungen in der Verantwortlichkeit. Abwesenheit aufgrund von Urlaub oder Krankheit, erschweren den Prozess zusätzlich.
Wie kann die Kanzlei die Rechnungsfreigabe unterstützen?
Indem sie Mitarbeitern hilft, die Eingangsrechnungen unabhängig vom Transportweg entgegen zu nehmen, die Rechnungsinformationen auszulesen. Einfach und vom Mandant zu pflegende Regeln stoßen den vordefinierte Freigabeprozesse an. Genau hierfür ist der Eingangsrechnung Workflow von Enteos konzipiert.
Wie ein Trichter fängt die Enteos Software jede Form der Rechnungen auf – seien es PDF Rechnungen in E-Mails, Downloads aus online-Portalen, mit dem Handy fotografierte Tankrechnungen oder lokal eingescannte Papierbelege. Lesen Sie mehr dazu im Artikel “Belegeingang vereinfachen”.
Im zweiten Schritt werden die Rechnungsmerkmale durch eine Künstliche Intelligenz ausgelesen. Rechnungsmerkmale wie der Lieferant oder Betrag sind die Grundlage, um in dem Rechnungsfreigabe-Workflow den richtigen Adressaten auszuwählen. Freigaberegeln können ganz einfach durch Mandant oder Buchhalter in einer Tabelle definiert und gepflegt werden. Dabei ist die Lösung hoch flexibel: Auch mehrstufige Kontroll- und Freigabeprozesse können definiert und automatisiert ausgeführt werden. Zum Beispiel wird bei Überschreiten eines bestimmten Betrages automatisch eine Freigabe des Managements eingeholt. Und bei Abwesenheit eines Mitarbeiters wird der hinterlegten Vertretung die Freigabe zugeteilt – ganz automatisch. Notwendige Anpassung können vom Mandanten selbständig durchgeführt werden und so werden Reaktionszeiten bei geänderten Marktanforderungen auf ein Minimum reduziert.
Im dritten Schritt wird die Rechnung von Mandant freigegeben. Die Enteos Freigabe Software wird mit Logo und Farben auf die Kanzlei angepasst und in die Homepage der Kanzlei integriert. Der Mandant meldet sich über die Homepage der Kanzlei an. Die einzelnen Aufgaben bzw. freizugebende Belege sind in einer Aufgabenliste zusammengefasst und können durch den Mandant freigegeben werden.
Nach der Freigabe steht der Beleg bereits ausgelesen und vorkontiert für den Export in das Buchhaltungssystem zur Verfügung. Schnittstellen zu gängiger Kanzlei Software wie z.B. DATEV, HMD, BMD oder RZL und viele mehr sind verfügbar.
Möchten Sie den Enteos Freigabeworkflow für Ihre Mandanten testen? Kontaktieren Sie uns und starten Sie einen 1 monatigen kostenfreien Test!