Wie gelingt die digitale Transformation in der Steuerberatungsbranche?
Viele Softwareanbieter setzen die Steuerberatungen seit Jahren unter Druck, Ihre Prozesse zu digitalisieren – doch wo bleiben die Erfolge der Digitalisierung? Noch finden sich nur wenige digitale Kanzleien, vom digitalen Mittelstand ganz zu schweigen? Warum die digitale Transformation jetzt möglich ist, welche Rolle Künstliche Intelligenz hierbei spielt, und welche Veränderungen sich daraus ergeben – mit diesen Themen wollen wir uns im heutigen Blog auseinandersetzen.
Was bedeutet digitale Transformation in der Steuerberatung?
Digitale Transformation bedeutet, dass manuelle Prozesse durch digitale Workflows, die größtenteils automatisiert ablaufen, ersetzt werden. Was bringts? Klarere, effizientere Prozesse, verbesserte Zusammenarbeit mit dem Mandanten und vor allem komplett neue Geschäftsfelder und Dienstleistungen, die dadurch angeboten werden können. Konkret auf die Branche der Steuerberatung bedeutet dies im Teilbereich der Buchhaltung, dass aus physischen Belegen digitale Belge werden und diese automatisiert verarbeitet werden. Das heißt, dass die händische Verarbeitung weitestgehend automatisiert wird und sich die Tätigkeit, insbesondere die der Buchhalter, grundlegend verändert. Der Job des Buchhalters wird nicht verschwinden – aber die Tätigkeit wird sich stark ändern. Und das schneller, als vielen recht sein dürfte.
Doch wo bleibt dann die Digitalisierung?
Seit Jahren ist das Thema Digitalisierung in aller Munde – und trotzdem schwirren immer noch viele Papierbelege durch die Kanzleien, werden Rechnungen abgetippt und von automatisierten digitalen Prozessen ist nichts zu sehen? Viele Mandanten weigern sich bisher auf digitale Prozesse umzustellen, obwohl Ihre Steuerberatungen seit längerer Zeit versuchen, erste Digitalisierungsmaßnahmen einzuleiten! Warum nicht einfach weiter analog arbeiten? Warum die Veränderung angehen?
Weil es diesmal anders ist…
Der Unterschied zu vor 10 Jahren, bzw. zu vor 2 Jahren, liegt diesmal im Aufkommen einer gänzlich neuen Technologie. Neuronale Netze, Maschine Learning und die daraus resultierende Künstliche Intelligenz heben die Digitalisierung in eine neue Dimension. Bisher bedeutete Digitalisierung hauptsächlich eine Verringerung der Papierlast und schnellere Übertragung der Dokumente. Funktionen, die das Arbeitsleben leichter machen – aber nur eine Vorstufe sind, denn sie stellen lediglich die Basis dar: digitale Daten. Erst mit einer soliden Datengrundlage kann die künstliche Intelligenz Belege komplett automatisiert, in extrem hoher Geschwindigkeit verarbeiten. In diesem Bereich stehen wir gerade erst am Anfang – allerdings am Anfang einer radikalen Entwicklung, die gerade noch zaghaft anklopft und erahnen lässt, was in Zukunft alles möglich sein wird.
Enteos ist das erste Unternehmen, welches Belege komplett automatisiert verarbeitet und aufgrund vergangenheitsbezogener Daten in der Lage ist, durch Künstliche Intelligenz eine Buchungszeile automatisiert zu erstellen – ein Bereich, der bis dahin speziell ausgebildeten Buchhaltern vorbehalten war. Stand heute ist die Technik noch nicht in der Lage, alle Belege 100% automatisch zu verarbeiten. Es wird auch in naher Zukunft immer Buchungen geben, die manuell durchgeführt werden. Aber die Lernkurve der Künstlichen Intelligenz ist extrem steil und die Anwendungsbereiche weiten sich immer weiter aus. Vor nur zwei Jahren lag die vollständige und richtige Vorhersage der Buchungszeilen bei ca. 50%. Ein Jahr später war sie bereits um 12,7 % aus 62,7% gestiegen. Und die Tendenz ist weiter stark steigend – mit jeder Rechnung, die verarbeitet wird, lernt die künstliche Intelligenz hinzu und erweitert das Wissen in der Datenbank. Es ist also nur eine Frage der Zeit, bis die künstliche Intelligenz in der Steuerberatung voll ankommt.
Mehr Informationen zum Thema “Künstliche Intelligenz für die Belegverarbeitung” im Blog von Ulrich Tröller.
Was sind die Herausforderungen in der Digitalisierung?
Die große Herausforderung in der Digitalisierung liegt nicht so sehr in der Bedienung der Technologie. Vielmehr bremst der Faktor Mensch die Digitalisierung. Denn der Mensch ist ein Gewohnheitstier und – wer kennt es nicht von sich selber – ist äußerst unwillig, altgewordene Gewohnheiten abzulegen. Das Erstaunliche: selbst extrem eintönige, manuelle Tätigkeiten, sobald einmal verinnerlicht, werden nicht aufgegeben sondern beibehalten. Laut der Umfrage von DNX sind über 61% der Mitarbeiter in den Unternehmen nicht bereit, Ihre angeeigneten Prozesse zu ändern. Hier muss das Management mit gutem Beispiel vorangehen – Mitarbeiter coachen und die Wichtigkeit der Digitalisierung vorleben und erklären. Nur wenn die Mitarbeiter bereit sind, sich wirklich auf neue Arbeitsweisen einzulassen, kann die Digitalisierung gelingen – denn die beste Software und der beste Prozess werden nicht erfolgreich sein, wenn sich die Menschen dem verweigern.
Warum die Kanzlei jetzt damit anfangen sollte?
Gehen wir davon aus, dass die Künstliche Intelligenz Prozesse verändern wird – aber warum dann nicht warten, bis die Künstliche Intelligenz ausgereift ist und alle Buchungen übernehmen kann – bedeutet das nicht weniger Risiko?
Ganz einfach, weil es dann zu spät ist!
Die größte Herausforderung ist die Dauer des Veränderungs- oder Umstellungsprozesses. Kanzleien sollten heute beginnen, Ihre Mitarbeiter umzuschulen, denn die heutigen Tätigkeiten werden sich grundlegend durch die Technologie verändern – eine solche Veränderung ist zeitaufwändig und fordert vor allem eine Bereitschaft zum Umdenken. Eine kurze Umstellung von einem auf den anderen Monat ist nur äußerst schwer möglich. Neue Prozesse, neue Systeme und neue Arbeitsweisen benötigen Zeit.
Die Künstliche Intelligenz verändert nicht nur das Thema Auslesen und Kontieren von Rechnungen. Dies ist nur der erste Schritt. Durch Kontrollalgorithmen können Rechnungen zukünftig ganz ohne menschliches Zutun verbucht werden. Workflows lösen den Papierkrieg zwischen Kanzlei und Mandant ab. Betriebswirtschaftliche Analysen erhalten eine neue Dimension. Um nur drei neue Geschäftsfelder zu nennen.
Doch um all diese Funktionalitäten einzusetzen muss die Künstliche Intelligenz angelernt und trainiert werden. Die Mitarbeiter müssen lernen, wie die künstliche Intelligenz einer Maschine mit ihnen zusammenarbeitet und die KI benötigt Trainingsdaten aus der Vergangenheit, die richtig und vollständig sind – egal wie sich die Technologie weiterentwickelt.
Die Digitalisierung ist wie der Kauf eines neuen Paar Schuhe. Am Anfang drückt es hier und da, aber sobald man sich an das Neue gewöhnt hat und die Schuhe richtig eingelaufen sind, kann man sich nicht mehr vorstellen, wie man es mit den alten Schuhen überhaupt so lange ausgehalten hat.
Mit Enteos unterstützen wir seit vielen Jahren die Steuerberatungen im deutschsprachigen Raum bei der Digitalisierung und setzen als erstes Unternehmen seit 2017 erfolgreich künstliche Intelligenz in der Belegerfassung und -kontierung durchgängig ein. Lassen Sie uns gemeinsam die Digitalisierung voranbringen, denn JETZT ist der Zeitpunkt zu beginnen.
Mit Künstlicher Intelligenz haben Sie also den richtigen Schuh gefunden. Und mit Enteos den Partner, der mit Ihnen gemeinsam die Schuhe einläuft!
