Digitalisierungs-Doppel – Fünf Tipps für Spiel, Satz und Sieg

Digitalisierungs-Doppel – Fünf Tipps für Spiel, Satz und Sieg

Neue Anforderungen von Mandanten stellen Kanzleien vor neue Herausforderungen. Digitale Buchhaltung und Kanzlei-Portale sind die Antwort darauf. Doch wie nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung als Kanzlei richtig? Enteos hat seit 2012 über 100 Kanzleien in Deutschland und Österreich bei der Digitalisierung begleitet und für Sie die fünf wichtigsten Tipps zusammengefasst. Es zeigt sich: Wer bei der digitalen Transformation vorankommen will, kann sich am Doppel im Tennis orientieren.

Es ist ein Wechselspiel. Einer schlägt auf, während sich der Partner positioniert, bereit um die Retoure des Gegners anzunehmen. Beide im Doppel-Team behalten einander im Augenwinkel. Beide machen wechselseitig Platz füreinander. Einer ist am Ball, einer ist in Bewegung. So ist es auch in der digitalen Transformation: ein Wechselspiel zwischen Kanzleileitung und Mitarbeitern auf der einen, Mandanten und Lieferanten auf der anderen Seite. Doch in einem Punkt hinkt dieser Vergleich: Es geht bei der Digitalisierung nicht um Sieg oder Niederlage, sondern um schönes Tennis, den Ball nicht fallen zu lassen, sondern lange im Spiel zu halten.

Aufschlag Kanzleileitung – Digitale Transformation ist Chefsache

Entwerfen Sie Ihre Vision von der digitalen Transformation Ihrer Kanzlei. Teilen Sie diese Vision mit Ihren Mitarbeitern und Ihren Partnern. Mit diesen Fragen, definieren Sie Ihr Digitalisierungsprojekt:

  • Was ist der Anwendungsbereich?
  • Welche Prozesse sollen digitalisiert werden?
  • In welchem Zeitraum?
  • Welchen Nutzen erwarten Sie für Ihre Mitarbeiter und Ihre Mandanten?

Diese Fragen müssen beantwortet werden. Ihr Projekt sollte nicht gleich die Reorganisation der gesamten Kanzlei umfassen, besser geeignet ist ein kleiner Anwendungsbereich – wie z.B. das Testen einer bestimmten Lösung mit einer kleineren Anzahl an Mandanten. Wichtig ist, dass Sie ein Ziel vor Augen haben, damit Sie den Fortschritt nachverfolgen und bei Abweichungen gegensteuern können.

Mitarbeiter involvieren

Die Strategie ist zwar Chefsache, aber die erfolgreiche Umsetzung liegt bei Ihren Mitarbeitern. Viele denken bei Digitalisierung zuerst an Software. Jedoch sind Ihre Mitarbeiter bei Umsetzung der Schlüssel. Kanzleien, die mit der Digitalisierung erfolgreich sind, haben eines gemeinsam: Engagierte Mitarbeiter, die ihren eigenen Nutzen in der neuen Arbeitsweise erkannt haben.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Digitalisierung nicht allein! Stellen Sie den Nutzen einer Umstellung heraus. Besprechen Sie Bedenken und Einwände Ihrer Mitarbeiter. Fragen Sie, ob die Angestellten in der Transformation eine Bedrohung oder eine Voraussetzung für den Fortbestand der Kanzlei im Wettbewerb sehen.

Projekt klar definieren und Projektfortschritt verfolgen

Die Umsetzung der Digitalisierung liegt bei Ihren Mitarbeitern. Das Verfolgen der Projektentwickung ist wieder Chefsache. Begleiten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem neuen, digitalen Weg. Digitalisierung bedeutet Umstellung. Es kommt kann vorkommen, dass Mitarbeiter bei Widerständen im Alltagsgeschäft zurück zu den alten, gewohnten Arbeitsweisen gehen. Seien sie wachsam und tauschen Sie sich regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern aus. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, regelmäßig über Fehler und genauso über gelungenen Schritte zu sprechen. Mit offener Fehlerkultur und Kommunikation ist das Digitalisierungsprojekt fast gemeistert.

Prozesse neu denken!

Digitalisierung ist die Chance, Prozesse und Arbeitsweisen neu zu denken und somit schneller ans Ziel zu kommen. Hier ein paar ganz alltägliche Beispiele aus unserer Praxis:  

  • Bei Gutschriften, das Kürzel „GS“ als Buchungstext eingeben. Nicht mehr notwendig! Durch die Digitale Buchhaltung ist der Buchungssatz mit einem digitalen Belegbild verknüpft.
  • Verwenden von „Diverse …“ Personenkonten. Nicht mehr notwendig! Die auf künstlicher Intelligenz (kI) basierte Rechnungsverarbeitung erkennt Geschäftspartner automatisch. Die Zuordnung zu den Konten „Diverse …” ist in diesem Fall ein überflüssiger, manueller Schritt.
  • Papier wird uns erhalten bleiben, auch wenn die Belege zunehmend digital ankommen. Daher: Richtig Scannen. Implementieren Sie von Anfang an die richtigen Scanprozesse für Ihre Mandanten und Ihre Kanzlei.

Die richtigen Partner wählen!

Ein Großteil der Kanzleien wählen Ihre Lösungen nach dem aktuellen Status Quo aus. Moderne Kanzleien setzen auf Partner, die Ihre Visionen unterstützen und die zukunftsgewandten Kräfte der Kanzlei herausfordern und stärken. Es geht darum, den Ball lange im Spiel zu halten.

  • Die Digitalisierung besteht nicht nur aus Software! Achten Sie bei der Auswahl von Lieferanten oder Partner darauf, dass diese Sie bei der Umsetzung auch in den Punkten Mitarbeiter und Prozesse unterstützen.
  • Achten Sie darauf, dass Ihre Partner Sie bei der GoBD-konformen Erstellung der Verfahrensdokumentation unterstützen.

Suchen Sie sich am besten einen Anbieter der Ihnen einen rundum sorglos Paket anbietet und ihre Kanzlei bei der Digitalisierung aktiv begleitet. Interessiert an der digitalen Transformation Ihrer Kanzlei? Machen Sie den Aufschlag: Sprechen Sie noch heute mit einem Enteos Berater.

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