Tipps für Spiel, Satz und Sieg beim Digitalisierungs-Doppel

Tipps für Spiel, Satz und Sieg beim Digitalisierungs-Doppel

Die neuen Anforderungen von Mandanten stellen Kanzleien immer wieder vor neue Herausforderungen – eine davon ist die Digitale Buchhaltung Doch wie nutzen die Kanzlei die Vorteile der Digitalisierung richtig? Enteos hat mehrere 100 Kanzleien in Deutschland und Österreich bei der Digitalisierung begleitet. Es zeigt sich: Wer bei der digitalen Transformation vorankommen will, kann sich am Doppel im Tennis orientieren.

Es ist ein Wechselspiel. Der Eine schlägt auf, während sich der Andere positioniert; bereit um die Retoure des Gegners anzunehmen. Beide behalten einander im Augenwinkel, beide machen wechselseitig Platz füreinander. So ist es auch in der digitalen Transformation: ein Wechselspiel zwischen Kanzleileitung und Mitarbeitern auf der einen, Mandanten auf der anderen Seite. Doch in einem Punkt hinkt dieser Vergleich: Es geht bei der Digitalisierung nicht um Sieg oder Niederlage, sondern um schönes Tennis, den Ball nicht fallen zu lassen, sondern lange im Spiel zu halten.

Digitale Transformation ist Chefsache

Entwerfen Sie Ihre Vision von der digitalen Transformation Ihrer Kanzlei. Teilen Sie diese Vision mit Ihren Mitarbeitern und Ihren Partnern. Mit diesen Fragen, definieren Sie Ihr Digitalisierungsprojekt:

  • Was ist der Anwendungsbereich?
  • Welche Prozesse sollen digitalisiert werden?
  • In welchem Zeitraum?
  • Welchen Nutzen erwarten Sie für Ihre Mitarbeiter und Ihre Mandanten?

Die Fragen müssen beantwortet werden! Ihr Projekt sollte nicht gleich die Reorganisation der gesamten Kanzlei umfassen, besser geeignet ist ein kleiner Bereich – wie z.B. das Testen einer bestimmten Lösung mit einer kleineren Anzahl an Mandanten. Wichtig ist, dass Sie ein Ziel vor Augen haben, damit Sie den Fortschritt nachverfolgen und bei Abweichungen gegensteuern können.

Mitarbeiter einbinden

Die Strategie ist zwar Chefsache, aber die erfolgreiche Umsetzung liegt bei Ihren Mitarbeitern. Viele denken bei Digitalisierung zuerst an Software. Jedoch sind Ihre Mitarbeiter bei Umsetzung der Schlüssel. Kanzleien, die mit der Digitalisierung erfolgreich sind, haben eines gemeinsam: Engagierte Mitarbeiter, die ihren eigenen Nutzen in der neuen Arbeitsweise erkannt haben.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Digitalisierung nicht allein! Stellen Sie den Nutzen einer Umstellung heraus. Besprechen Sie Bedenken und Einwände Ihrer Mitarbeiter. Fragen Sie, ob die Angestellten in der Transformation eine Bedrohung oder eine Voraussetzung für den Fortbestand der Kanzlei im Wettbewerb sehen.

Projektfortschritt verfolgen

Die Umsetzung der Digitalisierung liegt bei Ihren Mitarbeitern. Das Verfolgen der Projektentwickung ist wieder Chefsache. Begleiten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem neuen, digitalen Weg. Digitalisierung bedeutet Umstellung. Es kommt kann vorkommen, dass Mitarbeiter bei Widerständen im Alltagsgeschäft zurück zu den alten, gewohnten Arbeitsweisen gehen. Seien sie wachsam und tauschen Sie sich regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern aus. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, regelmäßig über Fehler und genauso über gelungenen Schritte zu sprechen. Mit offener Fehlerkultur und Kommunikation ist das Digitalisierungsprojekt fast gemeistert.

Prozesseveränderungen zulassen

Digitalisierung ist die Chance, Prozesse und Arbeitsweisen neu zu denken und somit schneller ans Ziel zu kommen. Hier ein paar ganz alltägliche Beispiele aus unserer Praxis:  

  • Bei Gutschriften, das Kürzel „GS“ als Buchungstext eingeben. Nicht mehr notwendig! Durch die Digitale Buchhaltung ist der Buchungssatz mit einem digitalen Belegbild verknüpft.
  • Verwenden von „Diverse …“ Personenkonten. Nicht mehr notwendig! Die auf künstlicher Intelligenz (kI) basierte Rechnungsverarbeitung erkennt Geschäftspartner automatisch. Die Zuordnung zu den Konten „Diverse …” ist in diesem Fall ein überflüssiger, manueller Schritt.
  • Papier wird uns erhalten bleiben, auch wenn die Belege zunehmend digital ankommen. Daher: Richtig Scannen. Implementieren Sie von Anfang an die richtigen Scanprozesse für Ihre Mandanten und Ihre Kanzlei.

Richtigen Partner für Transformation wählen

Ein Großteil der Kanzleien wählt die Lösung nach dem aktuellen Status Quo aus. Moderne Kanzleien setzen auf Partner, die Ihre Visionen unterstützen und die zukunftsgewandten Kräfte der Kanzlei herausfordern und stärken. Es geht darum, den Ball lange im Spiel zu halten.

  • Die Digitalisierung besteht nicht nur aus Software! Achten Sie bei der Auswahl von Lieferanten oder Partner darauf, dass diese Sie bei der Umsetzung auch in den Punkten Mitarbeiter und Prozesse unterstützen.
  • Achten Sie darauf, dass Ihre Partner Sie bei der GoBD-konformen Erstellung der Verfahrensdokumentation unterstützen.

Suchen Sie sich einen Anbieter der Ihnen einen rundum sorglos Paket anbietet und ihre Kanzlei bei der Digitalisierung aktiv begleitet. Interessiert an der digitalen Transformation Ihrer Kanzlei? Machen Sie den Aufschlag: Sprechen Sie mit uns.

Related posts

Datenschutz und Datensicherheit bei Enteos

Für Enteos hat die Datensicherheit und der Datenschutz oberste Priorität und ist von grundlegender Bedeutung. Die Verarbeitung über eine Künstliche Intelligenz erfolgt in einer Private-Cloud Umgebung. Es werden keine Personenbezogene Daten i.S.d. Datenschutzgrundverordnung von der Künstlichen Intelligenz verarbeitet. Infrastruktur und Betrieb Die Infrastruktur, der Betrieb und der Kundensupport erfolgt...

Mehr erfahren

Enteos für Steuerkanzleien – in 9 Wochen zum digitalen Vorreiter!

Das Digitalisierungsprogramm für Steuerkanzleien von Enteos folgt einer 9-wöchigen Standardstruktur.  Bewährte Prozesse, künstlicher Intelligenz und einfach zu bedienende Software werden kombiniert, um Ihre Kanzleiprozesse in kurzer Zeit auf ein neues digitales Level zu heben. Dabei unterstützt Enteos in jedem Schritt durch Online-Schulungen und Online-Coaching. Unser einzigartiger, kostengünstiger und etablierter Ansatz...

Mehr erfahren

Rechnungsfreigabe – von der Handarbeit zum digitalen Workflow

Die Abläufe rund um Prüfung und Freigabe von Rechnungen unterscheiden sich von Mandant zu Mandant. Und selten sind diese Abläufe schriftlich fixiert. Als digitale Kanzlei stehen Sie von der Herausforderung, Ihre Mandanten bei den innerbetrieblichen Freigabeprozessen zu unterstützen. Wie kann Software den Prozess der Belegfreigabe unterstützen?  Welche Vorteile bietet...

Mehr erfahren