Mit der richtigen Verarbeitung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) steigern Kanzleien ihren Digitalisierungsgrad und – noch wichtiger – ihre Effizienz. Da die EÜR in Deutschland und Österreich die häufigste Form der Gewinnermittlung ist, ist das Potential für eine Leistungssteigerung besonders groß. So kommen Sie von 0 auf 100 Prozent digitale Verarbeitung:
Variante 1: Bankauszug und Beleg im Pendelordner – Digitalisierungsgrad: 0 Prozent
Für die Verarbeitung von Einnahmen-Überschuss Rechner sind Bankauszüge und Belege nötig. In der Praxis werden diese noch häufig in Papierform in die Kanzlei geliefert: im Pendelordner. Kanzleimitarbeiter tippen Bankauszüge ab, weisen Belege manuell zu und stimmen die Bank ab. Ein mühseliger, manueller und fehleranfälliger Prozess. Neben dem Abtippen ist es schwierig, fehlende Belege zu finden und zuzuordnen. Die Möglichkeiten der Digitalisierung werden nicht genutzt.
Variante 2: Digitalen Bank – Digitalisierungsgrad: 30 Prozent
Bankauszüge können heute digital von der Bank des Mandanten übermittelt werden. Bei der Nutzung von ELBA oder des Kontoauszugsmanagers stimmt der Saldo der Bank garantiert. Alternativ können Bankauszüge auch mittels Scanner und Schrifterkennung (OCR) digitalisiert werden.
Jedoch ist die Buchungszeile mit der Bank nicht vollständig. Der steuerliche und betriebswirtschaftliche Sachverhalt muss um die entsprechenden Belege ergänzt werden.
Dafür ergeben sich zwei Möglichkeiten: Sind die Belege nur auf Papier im Pendelordner verfügbar, werden die Belege im Ordner durchgeblättert und die Zeilen der elektronischen Bank ergänzt.
Liegen die Belege schon digital vor, können die Belege auch elektronisch der Bankzeile zugeordnet werden. Vorteil: Der Beleg liegt elektronisch bei. Bei Rückfragen durch Mandant oder staatlicher Stelle müssen somit die Belege nicht angefordert und Auskünfte können schneller erteilt werden. Weiterer Vorteil: Der Beleg liegt elektronisch vor für die Erstellung des Jahresabschlusses.
Aber es bleiben Nachteile: Beleginformationen müssen noch der Bankzeile zugefügt werden. Ein manueller Prozess. Somit stellt diese Variante nur eine Zwischenlösung auf dem Weg zur vollständig digitalen Verarbeitung dar.
Variante 3: Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) wie Bilanzierer buchen – Digitalisierungsgrad 50 Prozent
Viele Kanzleien buchen Einnahmen-Überschuss Rechnern analog zu den Bilanzierern: Ausgaben werden als Eingangsrechnungen verbucht und Einnahmen als Ausgangsrechnungen. Vorteile: Weniger Dateneingabe, Bankbuchungen können semi-automatisch in den Buchhaltungssystemen ausgeziffert werden.
Der Nachteil dieser Variante: Das Verfahren ist arbeitsaufwändig, da die Belege und Bank doppelt verarbeitet werden müssen. Um eine Buchungszeile zu erstellen, muss der Beleg zunächst vollständig erfasst werden. Im zweiten Schritt wird das Zusammenführen von Beleg und Buchungszeile geprüft und gegebenenfalls ergänzt. In unserer Erfahrung können circa 40 bis 60 Prozent der Belege automatisch, der Rest der Belege manuell ausgeziffert werden. Die Buchungszeile braucht somit die doppelte Arbeit.
Variante 4: Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) buchen mit künstlicher Intelligenz– Digitalisierungsgrad: 100 Prozent
Eine neue, vollständig digitale Möglichkeit ist das Buchen von Einnahmen-Überschuss Rechner mit künstlicher Intelligenz (kI) für das Auslesen und Ausziffern. Künstliche Intelligenz ermöglicht es, Rechnungsmerkmale automatisch zu erkennen und Belege zu kategorisieren. Eine zeitgemäße EÜR-Verarbeitung sieht also so aus:
Die Bank wird elektronisch über Bankschnittstellen abgerufen. Belege stellen die Mandanten auf digitalem Weg bereit. Belegmerkmale werden automatisch ausgelesen und die Zuordnung zu Bankzeilen erfolgt automatisch. In der Verarbeitung bekommt der Buchhalter einen Kontierungsvorschlag mit Bankbuchungszeile und elektronischem Beleg. Buchungszeilen werden geprüft und gelangen direkt ins Rechnungswesen. Vorteil: automatisierte Verarbeitung, 100% digital.
Fazit
Diesen hohen Automatisierungsgrad für Einnahmen-Überschuss-Rechnung erreichen Sie mit dem Kanzlei-Portal. Dafür wird künstliche Intelligenz mit einer Bank Schnittstelle entsprechend European Directive (EU) 2015/2366 kombiniert. Um die Bankschnittstelle für Ihre Mandanten zu aktivieren, senden Sie einen Einladungslink und der Mandant gewährt den Zugriff auf die Bankauszüge. Die Bankdaten werden automatisiert überführt, sobald diese vorliegen. Gleichzeitig nutzt der Mandant das Kanzlei-Portal für den Upload seiner Belege, die Ihnen dann digital vorliegen.
Für viele Kanzleien ist die Automatisierung der Einnahmen-Überschuss Verarbeitung der erste Schritt, um die Potentiale der Digitalisierung zu heben. Speziell die Entwicklung von künstlicher Intelligenz in den letzen Jahren erlaubt es, Einnahmen-Überschuss-Rechner effizienter zu verarbeiten.
Über Workflows rund um den Belegeingang, künstliche Intelligenz zum Auslesen von Rechnungsmerkmalen und anschließende Services wie ein online zugängliches Belegarchiv oder individuelle Dashboards informieren Sie weitere Beiträge in diesem Blog.
