FAQ
Die Papierbelege
Die Papierbelege wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie die Kassenbelege werden in der Kanzlei oder beim Mandaten durch Mitarbeiter von Enteos eingescannt.
Das Scan-Verfahren
Das Scan-Verfahren von Enteos wurde vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) TR RESISCAN 03138, Ersetzendes Scannen, zertifiziert.
Die erhaltenen PDF-Rechnungen werden von Enteos nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom Bundesministerium für Finanzen archiviert.
Auch die Daten einer vom Unternehmen erstellten Ausgangsrechnung werden von Enteos automatisch kontrolliert.
Die Belegmerkmale
Die Belegmerkmale der eingescannten Papierbelege sowie die der PDF-Rechnungen werden automatisiert ausgelesen und jeder Beleg wird mit einem Kontierungsvorschlag versehen.
Bei Mischrechnungen werden die Rechnungspositionen entsprechend den verschiedenen mandantenspezifischen oder steuerlichen Sachverhalten aufgeteilt und mit mehreren Kontierungsvorschlägen versehen.
Die vom Unternehmen übermittelten Daten werden automatisch konvertiert, vervollständigt und vorkontiert und können automatisiert verarbeitet werden.
Die digitalen Belegbilder
Die digitalen Belegbilder sowie die Kontierung werden in das Buchhaltungssystem eingespielt und anschließend ist jede Buchungszeile mit dem Belegbild verknüpft. Diese stehen für Arbeiten im Rahmen des Jahresabschlusses sowie zur Betriebsprüfung zur Verfügung. Das Scannen in der Kanzlei oder beim Mandanten ist vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) nach TR REISCAN 03138, Ersetzendes Scannen, zertifiziert. Die einscannten und elektronisch weiterverarbeiteten Originalbelege können rechtssicher vernichtet werden, da die Belege vor Manipulationen geschützt sind und sowohl der Scan-Prozess, als auch die Aufbewahrung der digitalisierten Belege in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sind.
Die Datensicherheit
Bei Enteos hat Datensicherheit höchste Priorität. Alle Daten können in der Kanzlei, im Unternehmen, bei Enteos oder im Rechenzentrum, z.B. DATEV Unternehmen online, gespeichert werden. Enteos ist vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik nach TR RESISCAN 03138 zertifiziert. Die Universität Kassel hat mit der DATEV eine juristische Simulationsstudie realisiert. Dabei stellte man fest, dass das Zertifikat nach TR RESISCAN 03138 die Beweisführung vor Gericht erleichtert und ein hohes Maß an Beweissicherheit bietet.
Die Effizienz
Enteos bietet Seinen Kunden eine innovative und zuverlässige Lösung der Belegverarbeitung in der Kanzlei oder im Unternehmen. Die Abwicklung erfolgt einfach, schnell und vollkommen digital und das Belegbild ist mit der Buchungszeile verbunden. Darüber hinaus stehen die Belege zur Erstellung des Jahresabschlusses sowie zur Betriebsprüfung zur Verfügung.
Die Intelligente Vorkontierung / Schnittstellen
Enteos erfasst automatisch Belegmerkmale und erstellt einen mandantenspezifischen Buchungsvorschlag für Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kassenbelege. Die Belege werden in DATEV Unternehmen online, BMD NTCS, Microsoft Navision, SAP IDoc importiert.
Die Erfahrung
Enteos ist der größte Anbieter im deutschsprachigen Raum für das Scannen und die automatisierte Verarbeitung von Eingang- und Ausgangsrechnungen sowie Kassenbelegen. Die Papierbelege werden im Unternehmen oder in der Kanzlei durch geschulte Mitarbeiter entsprechend der Zertifizierung TR RESISCAN 013138 eingescannt und können in Verbindung mit der Verfahrensanweisung „Ersetzendes Scannen“ vernichtet werden.
Die Begleitung
Die digitale Belegverarbeitung und die Nutzung von Automatismen verändert die herkömmliche Arbeitsweise der Buchhalter fundamental. Abhängig von den Kenntnissen sowie den Fähigkeiten der Mitarbeiter werden Schulungen und Workshops projektbegleitend durchgeführt.
