Die Bindung und Förderung von Mitarbeitern spielt in Zeiten des Fachkräftemangels eine immer größere Rolle. Mitarbeiterbenefits wie steuerfreie Zusatzleistungen sind ein besonders gutes Mittel, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.
Was ist Personaleinkauf?
Beim Personaleinkauf erhalten Arbeitnehmer kostenlos oder verbilligt Waren oder Dienstleistungen des Arbeitgebers nach § 8 EStG Abs. 3. Bis zu einem Betrag von 1.080 € im Jahr ist die Erstattung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialabgabenfrei. Dies gilt für alle Arbeitnehmer – einschließlich den geringfügig Beschäftigten und Teilzeitkräften.
Personaleinkauf wird in vielen Bereichen angeboten: Freifahrten für Angestellte bei Verkehrsbetrieben, Lebensmittel, Elektronik oder Kleidung im Einzelhandel, Einkauf in der Krankenhausapotheke durch Ärzte und Pfleger … Der Mitarbeiterrabatt kann auch für die Nutzungsüberlassung von Mietgegenständen angewendet werden.
Was ist der Unterschied zwischen Personaleinkauf und –rabatt?
Der Begriff Personaleinkauf wird im allgemeinen Sprachgebrauch gleichbedeutend mit Personalrabatt, Belegschaftsrabatt, Arbeitnehmer-Benefits oder Mitarbeiterrabatt verwendet. Weitere Mitarbeiterbenefits wie Essensgutscheine, Tankgutscheine (Sachbezug) etc. können zusätzlich gewährt werden.
Mitarbeiterbenefits: Was gilt es zu berücksichtigen?
Der Personaleinkauf stellt viele Unternehmen vor rechtliche, steuerrechtliche und kaufmännische Herausforderungen:
- Ist der Sachbezug auf dem Lohnkonto aufgezeichnet?
- Ist der Abgabetag, der Abgabeort sowie die Berechnungsgrundlage nachvollziehbar?
- Werden die Höchstgrenzen je Arbeitnehmer überwacht?
Fehler in der Dokumentation oder bei der Berechnungsgrundlage führen häufig zu hohen Nachzahlungen. Die manuelle Umsetzung eines Benefits-Systems ist oft mit einem enormen Verwaltungsaufwand und somit mit hohen internen Kosten verbunden. Das muss nicht sein, wenn Unternehmen den digitalen Personaleinkauf von Finmatics nutzen, wodurch sie gleichzeitig attraktive Möglichkeiten der Personalbindung schaffen.
Wie erfolgt die Abwicklung?
Um den Ablauf beim Personaleinkauf möglichst verwaltungsarm und rechtssicher zu gestalten, haben
wir die Finmatics® App entwickelt. Die Smartphone App ist für iOS und Android kostenlos verfügbar.
Lesen Sie, wie die App in vier einfachen Schritten zum Einsatz kommt:
- Einkauf der Ware oder Leistung
Der Mitarbeiter kauft in der Filiale oder im Onlineshop des Unternehmensbezahlt die Ware oder Leistung und erhält eine Rechnung. Maßgebend für den Preis auf der Rechnung ist der Preis, zu dem üblicherweise die Produkte an Endkunden abgegeben werden. Der Preis wird auch um alle Rabatte reduziert, die üblicherweise Endkunden zu diesem Zeitpunkt erhalten.
- Rechnung/Beleg einreichen
Der Mitarbeiter nimmt die Ware oder Leistung entgegen und fotografiert mit dem Smartphone die Rechnung. Der Mitarbeiter kontrolliert, ob der Beleg lesbar ist und sendet diesen über die Finmatics® App direkt an Enteos.
- Prüfung der Rechnung
Die Rechnungsmerkmale werden von der Software ausgelesen und geprüft. Von dem Preis auf der Rechnung wird ein Bewertungsabschlag von 4 % vorgenommen. Steuerfrei für den Mitarbeiter sind dann alle Waren oder Leistungen bis zu einem Betrag von 1.080 € im Jahr. Übersteigen die eingereichten Rechnungen das vereinbarte Budget, wird der Erstattungsbetrag gekürzt. In der App wird der gekürzte Betrag ausgewiesen. Da die Software den Abgabetag sowie
den Abgabeort kontrolliert, werden Fehlerquellen systematisch reduziert.
- Erstattung mit dem Lohn
Abschließend wird die Rechnung revisionssicher archiviert und die Erstattungsbeträge für Arbeitnehmer und Arbeitgeber transparent dargestellt. Über Schnittstellen werden die Daten in das jeweilige Lohnbuchhaltungssystem wie z. B. DATEV Lodas übertragen. Mit dem nächsten Lohn erhält der Mitarbeiter den Erstattungsbetrag lohnsteuer- und sozialabgabenfrei ausbezahlt.
Vorteile für den Arbeitgeber
Der gewährte Personalrabatt wirkt sich faktisch wie eine Gehaltserhöhung aus, jedoch ohne Sozialversicherung und Lohnsteuer. Die Rechtssicherheit durch eine lohnsteuerliche Anrufungsauskunft wird vorab vom Steuerberater erklärt. In der Gestaltung des Rabattes ist der Arbeitgeber frei. Zum Jahresbeginn kann das gesamte Budget gewährt werden oder ein Teilbetrag. Auch die Höhe des gewährten Rabatts legt der Arbeitgeber individuell fest. Die eingereichten
Rechnungen, die erstatteten Rechnungen und die offenen Budgets sind für jeden Mitarbeiter übersichtlich dargestellt. Die Verwaltungskosten werden durch den digitalen Personaleinkauf reduziert, da die Software die Prüfung und Dokumentation übernimmt.
Vorteile für den Arbeitnehmer
Die lohnsteuer- und sozialversicherungsfreien Mitarbeiterbenefits werden optimal für den Arbeitnehmer ausgeschöpft. Dies stärkt die Motivation und die Identifikation mit dem Unternehmen. Der digitale Personaleinkauf ist ein zeitgemäßes papierloses Verfahren und kann um weitere Benefitleistungen, wie z. B. Essensgutscheine ergänzt werden. Mit einem Klick sind die eingereichten Rechnungen, die erstatteten Beträge und das offene Budget für den Mitarbeiter einsehbar.
Wie kann der Steuerberater unterstützend mitwirken?
Die Umsetzung von Mitarbeiterbenefits im Unternehmen beginnt mit der Prüfung der Lohnsteuer-Compliance. Anschließend wird eine lohnsteuerliche Anrufungsauskunft gem. § 42e EStG beim Finanzamt eingeholt sowie die arbeitsvertraglichen Unterlagen und Nachweise erstellt. Der digitale Personaleinkauf wird den Mitarbeitern des Unternehmens kommuniziert und deren Rückfragen beantwortet. Die Begleitung der Betriebsprüfung (Lohnsteuer- und SV-Prüfung) und eine weitergehende Beratung für Benefitssysteme runden die Aufgaben ab.
Lohn und Lohnnebenkosten stellen für Unternehmen den größten Kostenfaktor dar. Durch die digitale Lösung von Enteos wird die Ersparnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt, so Heinrich Vierhaus (Rechtsanwalt, Steuerberater in Berlin).
