Produkt

Digitale Belegverarbeitung und Ersetzendes Scannen

ENTEOS ist der erste Anbieter für die vollständige digitale Verarbeitung aller eingehenden Belege in der Steuerberatungskanzlei oder beim Mandanten. Die eingehenden Belege werden entweder in der Kanzlei oder beim Mandanten durch Mitarbeiter von Enteos eingescannt. Der Scanprozess von Enteos wurde vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik nach TR RESISCAN 03138, Ersetzendes Scannen, zertifiziert. Wenn die Belege vor Manipulationen geschützt sind und sowohl der Scanprozess, als auch die Aufbewahrung der digitalisierten Belege in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sind, können sie vernichtet werden. Anschließend werden die für die Buchung notwendigen Merkmale auf dem Beleg automatisch ausgelesen und der Beleg wird mit einem Kontierungsvorschlag versehen. Die buchhalterischen Belegbilder sind mit der Buchungszeile verknüpft und stehen bei der Erstellung des Jahresabschlusses sowie für die Betriebsprüfung zur Verfügung. Das spart Zeit und Kosten!

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Software

Enteos online wurde für die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen konzipiert, die mit hohem Automatismus eine große Anzahl an Geschäftsvorfällen verarbeiten wollen. Die Kanzlei richtet Enteos online einmalig für den Mandanten ein und legt fest welche Belegtypen verarbeitet werden. Neben Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Kasse können auch Reisekosten verarbeitet werden. Anschließend erfolgt die Erkennung der Belegmerkmale sowie die Kontierung vollautomatisch. Manuell auf den Beleg geschriebene Kostenstellen oder nicht erkannte Merkmale, sind von dem Mandanten, der Kanzlei oder Enteos zu vervollständigen. Die Rechnungen können bezahlt werden und anschließend werden die Belege revisionssicher archiviert. Das erleichtert den Kanzleien und den Mandanten die Zusammenarbeit. Enteos online funktioniert auf jedem Betriebssystem und auf mobilen Endgeräten.

In zahlreichen Sprachen verfügbar

Deutsch, Englisch, Ungarisch, Türkisch, …

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Schnittstellen zu nahezu jedem Buchhaltungssystem

Durch die zunehmende Digitalisierung der Geschäftsprozesse der Mandanten, erhält die Kanzlei die Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Kassen- oder Bankbelege als CSV-, ASCII-, Excel-, EDI-Datei. Um die Daten automatisch in die Buchhaltungssoftware (DATEV, BMD, Oracle, SAP, Navision etc. ) zu importieren, sind Schnittstellen zwischen den Systemen der Mandanten und der Kanzlei notwendig. Enteos erstellt die Schnittstellen hochgradig automatisiert, dokumentiert und versioniert die Schnittstelle. Ein verlässliches Change-Management stellt die Anforderungen (Rz 77) aus den GoBD sicher. Auch die im Fragen-Antwort-Katalog der GDPdU enthaltenen Anforderungen werden erfüllt und ein „„verlässlicher Prüfpfad“ wird nachgewiesen.

BSI TR RESISCAN 03138

Sicherheit und Qualität

Enteos lässt die Scanprozesse in Ihrer Kanzlei vom Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI) nach TR RESISCAN 03138, Ersetzendes Scannen, zertifizieren. Die elektronischen Belege werden gemäß den Anforderungen des E-Government-Gesetz des Bundes (§7 EGovG) und §371b ZPO (Beweiskraft gescannter elektronischer Dokumente) eingescannt und elektronisch weiterverarbeitet. Diese Belege sind vor Manipulationen geschützt und werden beispielsweise in DATEV Unternehmen online gespeichert. Sowohl der Scanprozess, als auch die Aufbewahrung der digitalisierten Belege können schnell in einer mandantenspezifischen Verfahrensdokumentation nach den „„Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) dokumentiert werden.

Service für Steuerberater

Prozesse optimieren – Erfolg in 3 Schritten

Schon heute: Digitalisierte Finanzbuchhaltung 4.0 von ENTEOS
ENTEOS ist der Partner von Steuerberatern und bietet Ihnen eine nachhaltige Antwort auf die unternehmerischen Herausforderungen von heute – ohne dabei in die bestehenden Prozesse zwischen Mandanten und Kanzlei einzugreifen. Mit uns optimieren Sie den gesamten Buchhaltungsprozess, schaffen Mehrwert für Ihre Mandanten und stärken die Wettbewerbsfähigkeit Ihrer Kanzlei.

SCANNEN

Die Belege – Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Kassen- oder Reisekostenbelege – werden digitalisiert und beispielsweise in DATEV Unternehmen online der Kanzlei gespeichert. Das Scannen der Belege erfolgt entweder durch einen Mitarbeiter von Enteos, der Kanzlei oder des Mandanten.

  • Digitalisierung der Belege
  • OCR optimierte Erfassung der Belege (AR, ER, Kasse, Bank)
  • Speichern der Belege im DATEV Unternehmen online der Unternehmen

ERFASSEN

Die buchungsrelevanten Belegmerkmale werden von Enteos ausgelesen und der Beleg wird vorkontiert. Das funktioniert auch bei Splitbuchungen, bei denen mehrere steuerliche Sachverhalte auf einer Rechnung stehen. Sind noch Kostenstellen zu erfassen, die von Hand auf der Rechnung vermerkt wurden oder können einzelne Merkmale nicht automatisch ausgelesen werden, kann die Vervollständigung durch Enteos, die Kanzlei oder den Mandanten erfolgen.

  • Manuelle Erfassung nicht erkannter Daten in Unternehmen online
  • Erstellung Kontierungsvorschlag
  • Speichern der Belege im DATEV Rechenzentrum

BUCHEN

Anschließend erfolgt eine gründliche Qualitätskontrolle und der Mitarbeiter der Kanzlei importiert die vollständig erfassten und vorkontierten Belege in das DATEV Kanzlei Rechnungswesen. Die Belegbilder werden mit der Buchungszeile verknüpft und stehen bei der Erstellung des Jahresabschlusses oder bei einer Betriebsprüfung zur Verfügung. Die freiwerdenden Zeiten in der Kanzlei können nun besser für die steuerliche und betriebswirtschaftliche Beratung verwendet werden.

  • Import Buchungsstapel mit Kontierungsvorschlag
  • Manuelle Erfassung von Konto bei neuen Debitoren/ Kreditoren
  • Kontrolle der vom Mandanten eingereichten Belege
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Consulting

Die umfassende Kompetenz jedes einzelnen Beraters von Enteos kommt im Rahmen von Beratungs- und Umsetzungsprojekten zum Tragen. Die Stärke liegt sowohl in der Konzeption als auch in der Umsetzung von mitarbeiter- und mandantenfreundlichen Digitalisierungslösungen. Die enge Partnerschaft mit der DATEV und die Vielzahl an durchgeführten Projekten zeichnet die Beratung von Enteos aus. Wir helfen Ihnen auch im Rahmen eines Coachings, die Prozesse in Ihrer Kanzlei in Eigenregie umzusetzen und Ihre Mitarbeiter optimal auf Ihre digitale Zukunft vorzubereiten.
Mit über 500 realisierten Projekten ist Enteos einer der erfolgreichsten und umsetzungsstärksten Digitalisierungs-Partner.

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