Bislang mussten Bankdaten händisch digitalisiert oder abgetippt werden. Die aktualisierte Zahlungsdienste-Richtlinie PSD 2 erlaubt nun den direkten Datenabgriff durch autorisierte Dienstleister. Damit steht das Tor zu einer Effizienzsteigerung in Steuerberatungskanzleien weit offen.
Die PSD 2 erspart jetzt den Medienbruch, den die Verbuchung von Bankdaten bisher zwangsläufig mit sich brachte. Kanzleien konnten bislang unter vier Verarbeitungsvarianten wählen. Wenn Sie sich für die neuen Möglichkeiten interessieren springen Sie gleich zur Variante 5!
Variante 1: Papier und reine Handarbeit
Die hergebrachte und inzwischen arbeitsaufwändigste Methode zur Verbuchung der Bank ist der Versand der Kontoauszüge auf Papier und Abtippen der zugehörigen – ebenfalls papiernen – Belege. Keine Automation, keine Effizienzsteigerung möglich. Einziger Vorteil: Der Mandant braucht seine Abläufe nicht zu verändern. Aber wie lange kann der Mandant mit solchen Abläufen noch wirtschaftlich sein? Und wie lange können Steuerberater den Mandanten solche arbeits- und personalintensiven Arbeitsgänge noch verkaufen?
Variante 2: Kontoauszüge und Belege per Buchstabenerkennung (OCR) einlesen
Per Scanner können Auszügen und Belege digitalisiert werden. Auch hier der Vorteil: Der Mandant braucht sich nicht umstellen. Nachteile: Geringer Digitalisierungsgrad, zusätzliche Arbeitsschritte in der Kanzlei.
Variante 3: Online-Banking durch den Mandanten
Der Mandant lädt die Daten seiner Kontobewegungen von der Website seiner Bank herunter und leitet sie an die Kanzlei weiter. Vorteil: Die Daten liegen digital vor und die Zugangsdaten des Online-Bankings bleiben allein beim Mandanten. Nachteil: Die übersandten Daten müssen in der Kanzlei manuell eingespielt werden und der Mandant muss kontinuierlich, zuverlässig und rechtzeitig die Daten bereitstellen. Nachfragen und Verzögerungen sind dabei vorprogrammiert.
Variante 4: Online-Banking durch die Kanzlei
Der Mandant richtet der Kanzlei Zugriff auf sein Online-Banking ein. So können die Kanzleimitarbeiter jederzeit selbstständig auf die Daten zugreifen. Nachteil: Mehrarbeit in der Kanzlei und – schwerwiegender – die Kanzlei trägt das Risiko für Datensicherheit der Online-Zugänge.
Variante 5: Einklinken statt Abtippen – Direkter Datenaustausch dank PSD 2
Seit Januar gilt europaweit die so genannte PSD 2 – vom Englischen „Payment Services Directive“, zu Deutsch: Zahlungsdienste-Richtlinie. Sie ermöglicht erstmalig, dass Banken direkt und ohne anfallende Kosten zur Weitergabe der Bankdaten durch autorisierte Anbieter aufgefordert werden können.
Damit ist die Anbindung der Bankdaten vollständig digitalisiert. Kanzleien können sich ohne weitere Handarbeit per Schnittstelle in den Datentausch einklinken. Der schematische Ablauf:
- Durch Einstellungen in der Kanzlei-Portal Software fordert der Buchhalter den Mandanten auf, sein Bankkonto zu verbinden.
- Diese Aufforderung erreicht den Mandanten per automatisierter Mail.
- Der Mandant gibt Verfüger und PIN und, je nach Bank, authentifiziert sich zusätzlich mit 2 Faktor Authentifizierung (z.B. per SMS). Damit autorisiert der Mandant den Buchhalter/die Kanzlei über das Kanzlei-Portal zum Datenabruf.
- Nach der Eingabe werden die Bankdaten künftig automatisiert an die Kanzlei für die weitere Verarbeitung übergeben – bis zu einem Widerruf der Autorisierung tagesaktuell.
Vorteile der PSD 2 Bankverarbeitung im Kanzlei-Portal:
Mit der Software Kanzlei-Portal erschließe Steuerberater diese Vorteile – sicher und automatisch und ohne Mehrkosten für jeden Mandanten verfügbar.
- Digitalisierung: Vollständig digitaler Datentausch rund um die Kontobewegungen.
- Sicherheit: Zugangsdaten bleiben beim Mandanten.
- Kostenfreiheit: die automatisierte Bankverbindung wird im Kanzlei-Portal für alle Mandanten kostenfrei zur Verfügung gestellt.
- Automation: Diese umfassende Datenverfügbarkeit ermöglicht im Zusammenspiel mit künstlicher Intelligenz eine automatisierte Verbuchung der Bankzeilen.
Neben der Bankverbuchung eröffnet PSD 2 noch weitere Möglichkeiten für Kanzleien. Die Daten können für die betriebswirtschaftliche Beratung genutzt werden – etwa in Mandanten Dashboards und Massendatenanalysen. PSD 2 st zudem die Voraussetzung für die Automatisierung von Einnnahmen-Überschuss-Rechnern.
Informieren Sie sich hier über die Vorteil des Abacus Kanzlei-Portals und nehmen Sie direkt mit uns Kontakt auf.
