R24: Modernes Belegmanagement für den Mittelstand

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Für den Wandel in der Buchhaltung braucht es Orientierungshelfer. Pfadfinder, die selbst gerne neue Wege einschlagen und andere auf ihre Reise mitnehmen. So einer ist die R24 Steuerberatungs GmbH. Die Kanzlei versteht sich als Digitalisierungspartner für klein- und mittelständische Betriebe. Gemeinsam mit ihren Mandant/innen stellt sie die Weichen für eine neue Form der Zusammenarbeit in der Steuerberatung.

Die papierlose Kanzlei 

“Irgendetwas ist bei Ihnen anders”, sagt eine Schulungsleiterin vor vier Jahren, als sie zu Besuch bei R24 ist. Das Büro ist auf den ersten Blick nicht als Steuerberatungskanzlei zu erkennen. Die Einrichtung ist erfrischend reduziert, die Atmosphäre überraschend angenehm. Irgendetwas fehlt. Es sind die Aktenschränke. Diese hat man schon 2003 begonnen, sukzessive abzuschaffen. “Damals stand ich vor der Entscheidung, entweder zusätzliche Räumlichkeiten für die Aktenlagerung anzumieten oder das papierlose Büro einzuführen”, erzählt uns Dr. Schöne, Steuerberater, und entschied sich als einer der ersten in seinem Metier für letzteres.

Schnelle Reaktionszeiten

Was aus einem Praktikablitätsgedanken heraus entstanden ist, wurde wenig später zu einem differenzierenden Servicemerkmal. Denn bei R24 müssen Mandant/innen längst nicht mehr zwei Tage auf einen Rückruf warten, bis sich die Mitarbeiter/innen auf der Suche nach einem Beleg durch 15 Aktenordner gewühlt haben. Eine zentrale Serverlösung erlaubt den sicheren Zugriff auf alle digitalen Dokumente. “So können die meisten Anfragen innerhalb eines Telefonats geklärt werden”, sagt Schöne.

Digitales Belegmanagement

Dort enden die Digitalisierungsmaßnahmen von R24 aber noch lange nicht. Seit 1,5 Monaten arbeitet die Kanzlei im Belegmanagement mit Enteos. “Im Buchhaltungsteam sind dadurch schon jetzt erhebliche Zeitersparnisse entstanden”, bestätigt Schöne. Zeit, die das Team nutzt, um auch ihre Mandant/innen Schritt für Schritt an digitalisierte Buchhaltungsprozesse heranzuführen. “Viele unserer Kund/innen sind kleine Gewerbetreibende, die Großartiges in ihren Bereichen leisten aber mit Digitalisierung nicht viel am Hut haben”, erklärt Schöne. Gleichzeitig zeichnen sich in Deutschland bereits Pläne zur Digitalisierung der Finanzverwaltung ab. In absehbarer Zeit ist davon auszugehen, dass bei Betriebsprüfungen Belege und Buchungen digital zu übergeben sind. “Die Mandant/innen müssen ihre Buchhaltung also ohnehin über kurz oder lang digitalisieren – wir begleiten sie bei diesem Schritt. Digitales Belegmanagement wird über kurz oder lang zum Branchenstandard.”, so Schöne weiter.

Intuitive Software als Basis der digitalen Transformation

Dabei kommt es laut Dr. Schöne vor allem auf eines an: Einfachheit. Komplizierte Kartenleseterminals und anwendungsunfreundliche Software ist da fehl am Platz. Mit Enteos hat er ein System gefunden, das von seinen Klient/innen gut angenommen wird. Innerhalb weniger Wochen konnten bereits 14 Mandant/innen erfolgreich umgestellt werden. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Die Belege werden von den Mandant/innen eingescannt und in das Enteos System hochgeladen, wo sie von R24 weiter bearbeitet werden können. Dafür kann jeder beliebige Scanner verwendet werden. In Verbindung mit dem Enteos Scanautomat wählt der Scanner ganz automatisch die optimalen Einstellungen. Die Belege werden dann direkt an DATEV, das Buchhaltungssystem von R24, übergeben. Der Vorgang ist für die Mandant/innen so intuitiv, dass er kaum Erklärung bedarf. „In einem Fall hat ein Mandat begonnen, seine Belege mit Enteos hochzuladen, noch bevor ich Gelegenheit hatte, ihn einzuführen. Das System ist praktisch selbsterklärend“, sagt Schöne dazu.
2. Alternativ können die Mandant/innen ihre Belege per E-Mail einreichen. Vom elektronischen Postfach können die Buchhalter/innen die Belege dann in Enteos einspielen.
3. Für Mandant/innen, die ihre Rechnungen noch in Papierform an die Kanzlei schicken, übernimmt das Team das Einscannen der Belege.

Der digitale Reifegrad des Kunden steht im Fokus

Der Servicegrad richtet sich also nach der Digitalisierungskompetenz der Klient/innen. Das ist kundenzentriertes Arbeiten par excellence. In jedem Fall bekommen die Mandant/innen so die Möglichkeit, ihr technisches Know-how zu erweitern und ihre Prozesse zu modernisieren. Ein wertvolles Angebot in Zeiten, in denen viele unsicher sind, wo sie bei der Digitalisierung ansetzen sollen.

Abschließend ist Eines festzuhalten: Wer selbst mit großen Schritten voran geht, ist ein guter Wegweiser für alle, die am Anfang stehen. Als Pionier unter den Steuerberatungen nimmt R24 jene an die Hand, die jetzt ihre ersten Schritte in die digitale Welt setzen, und leistet damit nicht nur einen Beitrag zur eigenen Wettbewerbsfähigkeit, sondern auch zu der seiner Klient/innen. Geschichten wie diese – von partnerschaftlicher Mentalität und gemeinsamem Wachstum – bestärken uns in unserer Mission. Vielen Dank für das inspirierende Gespräch!