Rechnungen automatisch verarbeiten mit künstlicher Intelligenz

Rechnungen automatisch verarbeiten mit künstlicher Intelligenz

Die Erwartungen an die Künstliche Intelligenz (KI) sind hoch. Bei der Verarbeitung von Eingangs-, Ausgangrechnungen und Barbelegen setzt Enteos KI-Lösungen (→ Abacus Intelligence) bereits seit Jahren erfolgreich ein. Entsprechend einer Schätzung der Europäischen Kommission liegt der Anteil der Papierrechnungen im Jahre 2017 immer noch zwischen 80% bis 90%. Unabhängig davon, ob ein Beleg digitalisiert wird oder originär digital eingeht, die Rechnungsverarbeitung kann über Künstliche Intelligenz automatisiert werden. Der Nutzen für Kanzlei und Unternehmen ist enorm.

Eingangs-, Ausgangsrechnungen sowie Barbelege sind die in der Kanzlei am häufigsten verarbeiteten Belege. Entweder die Kanzlei oder der Mandant digitalisieren die Papierbelege und zusammen mit den originär digital eingehenden Belegen erfolgt die Verarbeitung. Die typischen Anwendungsgebiete für Künstliche Intelligenz in der Kanzlei sind:

  1. Seitentrennung
  2. Datenextraktion
  3. Belegbuchung

Die digitale Belegverarbeitung wird ergänzt durch ein Belegarchiv, in dem die Belege entsprechend der Aufbewahrungsfrist revisionssicher aufbewahrt werden.

Rechnungen automatisch verarbeiten: Künstliche Intelligenz für Seitentrennung

Die Belege sind digitalisiert und in einer Datei gespeichert. Die Datei enthält ein paar oder auch hundert Seiten. Um die Eingangs-, Ausgangsrechnungen sowie Barbelege digital zu verarbeiten, müssen die Seiten getrennt werden und für jeden Beleg wird eine Datei erstellt. Die Seitentrennung erfolgt entweder manuell oder durch KI-Software.

Es gibt drei Vorgehensweisen für die manuelle Seitentrennung:

  1. Vor dem Digitalisieren eines Papierbelegs klebt der Mitarbeiter einen Bar-Code auf die Rechnung. Die Software erkennt den Bar-Code als erste Seite und führt die Seitentrennung durch.
  2. Die Papierbelege wurden digitalisiert und in der Datei sind mehrere Rechnungen gespeichert. Der Mitarbeiter sieht sich jede Seite an und führt manuell eine Seitentrennung durch.
  3. Einige Softwareanbieter erstellen für jede Seite eine Datei und dann müssen mehrseitige Rechnungen nicht getrennt, sondern manuell wieder zusammengefügt werden.

Auch wenn der manuelle Prozess „Seitentrennung“ hochgradig standardisiert ist, gibt es zahlreiche Fehlerquellen.

Enteos setzt künstliche Intelligenz für die Seitentrennung ein:

Bei Enteos sind die digitalisierten Eingangs-, Ausgangsrechnungen sowie Barbelege in jeweils einer Datei mit 1 … n Seiten gespeichert. Die selbstlernende Software erkennt für jeden Beleg den Belegkopf, die Positionen sowie den Belegfluss und führt die Seitentrennung automatisiert durch.

Der jeweilige Beleg wird zur weiteren Bearbeitung in einer Datei mit 1 … m Seiten gespeichert. Neue bzw. unbekannte Belege werden in Kopf-, Position- und Fußteil durch die KI-Software zerlegt und der Mitarbeiter kann diesen kontrollieren und korrigieren. Die Software lernt aus den manuellen Verarbeitung und kann nach Beendigung der Lernphase dies verallgemeinern. Eines von vielen Beispielen ist die Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit beigefügtem Lieferschein.

Rechnungen automatisch erfassen: Künstliche Intelligenz für Datenextraktion

Um Eingangs-, Ausgangsrechnungen sowie Barbelege automatisiert zu erfassen, müssen Rechnungsmerkmale extrahiert werden. Eine gleichbleibende Qualität bei den erkannten Merkmalen wird häufig durch die Erstellung von Templates erreicht.

Rechnungen automatisch erfassen: Manuelles Erstellen von Templates in älterer Software

Bei älteren Softwarelösungen wird für jedes Rechnungslayout ein Template angelegt. Das Template definiert, an welcher Stelle, welches Merkmal extrahiert wird. Die Erstellung der Templates erfolgt in älteren Softwarelösungen manuell durch speziell ausgebildete Mitarbeiter. Bei einfachen Templates dauert die Erstellung 10 Minuten und für komplexe Templates ist eine Stunde oder auch mehr einzuplanen. Die Künstliche Intelligenz für das automatische Erfassen von Rechnungen vereinfacht diesen Prozess.

Rechnungen automatisch erfassen: Künstliche Intelligenz erzeugt Templates

Bei Enteos erstellt eine KI-Software das Template für die Datenextraktion und es gibt keine manuell erstellten Templates. Basierend auf den historischen Daten, erstellt die Software für jedes Rechnungslayout ein Template. Typische Merkmale sind:

  • Lieferant/Name
  • Rechnungsnummer
  • Netto- und Bruttobetrag
  • Steuersatz und –betrag
  • Datum

Ändert ein Lieferant sein Rechnungslayout, erkennt die Software die Änderungen und passt das Template an . Ist für die Belegverarbeitung notwendig, dass weitere oder andere Felder ausgelesen werden, dann gibt der Mitarbeiter das jeweilige Merkmal bei der nächsten Bearbeitung manuell ein. Die selbst-lernende Software erkennt das neue Feld und passt das bestehende Template an.

Belege automatisch buchen: Künstliche Intelligenz für Belegbuchung

Die Rechnungsmerkmale sind vollständig und zur Verbuchung des Beleges werden weitere Merkmale wie Konto, Buchungsschlüssel oder Belegtext dem Beleg hinzugefügt. Die Eingabe dieser Merkmale kann manuell durch den Mitarbeiter erfolgen, durch definierte Regeln der Mitarbeiter oder  durch Künstliche Intelligenz.

Belege automatisch buchen: Erstellen und Pflegen von Regelwerken in älterer Software

Die Verbuchung erfolgt in vielen Systemen durch vordefiniertes Regelwerk. Der Mitarbeiter legt manuell eine Regel an und sind die Kriterien erfüllt, dann wird die Buchung durchgeführt und ein Belegtext vergeben. Bei einer Eingangsrechnung legt der Mitarbeiter fest, dass, wenn Lieferant A mit Mehrwertsteuer B% Ware liefert, dann soll der Beleg auf Konto X mit Buchungsschlüssel Y und Belegtext Z verbucht werden. Jede Regel muss von dem Mitarbeiter konsistent und vollständig für einfache und wiederkehrende Sachverhalte angelegt werden. Bei der oben genannten Regel wird der Positionstext der Rechnung, der Betrag … oft nicht herangezogen. Der Beleg muss den ursprünglich definierten Regel entsprechen und eine automatisierte Kontrolle wird nicht durchgeführt. Werden die Regeln zum Buchen von Belegen durch KI-Software erstellt, dann werden auch die zugrundeliegenden Annahmen kontrolliert.

Belege automatisch buchen: Konto-/ Gegenkonto mit künstlicher Intelligenz vorhersagen

Für Enteos ist die vollständige und richtige Erfassung der Rechnungsmerkmale Voraussetzung, um die digitale Buchführung automatisiert zu erstellen. Die Regeln für Ausgangs-, Eingangsrechnungen oder Barbelegen werden von einer selbst-lernenden Software basierend auf der Buchungshistorie erstellt. Die Robustheit der Regeln, die durch Künstliche Intelligenz erstellt werden, steigt mit der Anzahl der verwendeten Merkmale einer Rechnung. Neben üblichen Merkmalen wie Lieferantenname, IBAN, Steuer-Nummer oder Umsatzsteuer-ID wird zur Erstellung des Modells auch die Betragshöhe, Positionstexte, Mengeneinheiten herangezogen. Tritt eine Abweichung bei der Verarbeitung der aktuellen Buchführung auf, dann wird die Abweichung gekennzeichnet und es erfolgt eine manuelle Kontrolle durch den Mitarbeiter.

Rechnungen automatisch verarbeiten: Künstliche Intelligenz für die digitale Buchführung

Die Künstliche Intelligenz ist fester Bestanteil der digitalen Buchführung. Die digitale und automatisierte Verarbeitung von Eingangs-, Ausgangsrechnungen sowie Barbelegen ist in dem Kanzleialltag angekommen. Die Automatisierung der nächsten Arbeitsschritte ist die logische Konsequenz und der Arbeitsablauf wird sich ändern. Auch wenn alle Belege in einem strukturierten Format wie z.B. ZUGFeRD von Lieferanten aus In- und Ausland versendet werden, muss der Beleg kontrolliert und verbucht werden.